Aufgaben per E-Mail direkt aufs Kanban-Board
Ein Postfach als universelle Eingangsschnittstelle: Wer eine Aufgabe erfassen will, schreibt einfach eine E-Mail. Eine serverlose Automatisierung legt daraus – gesteuert über den Betreff – automatisch eine Karte auf dem Kanban-Board an, inklusive aller Anhänge.
Herausforderung
Aufgaben und Ideen entstehen oft unterwegs oder direkt aus einer E-Mail heraus. Sie danach von Hand ins Aufgaben-Board zu übertragen kostet Zeit – und im Alltag geht dabei immer wieder etwas unter.
Lösung
Ein dediziertes Postfach dient als Eingang. Eine Lambda-Funktion prüft es alle fünf Minuten, liest ungelesene E-Mails und entscheidet anhand des Betreffs, was passieren soll. Beim Stichwort für das Board legt sie über die Board-API automatisch eine neue Karte in der richtigen Spalte an und hängt sämtliche Dateianhänge der Mail direkt an die Karte. Zugangsdaten liegen sicher im Secrets Manager, niemals im Code. Das Prinzip ist bewusst erweiterbar: Weitere Betreff-Stichworte lösen andere Aktionen aus – etwa das Ablegen von Notizen oder das Sammeln strukturierter Daten.
Architektur & Highlights
- ① Takt: EventBridge startet die Lambda alle 5 Minuten – kein Server, der laufen muss
- ② Lesen: Lambda meldet sich per IMAP am Postfach an und holt ungelesene E-Mails
- ③ Routing: Der Betreff entscheidet über die Aktion (Karte anlegen, Notiz ablegen, Daten erfassen)
- ④ Aktion: Board-Stichwort → API legt Karte an & hängt Anhänge an; danach wird die Mail als erledigt markiert
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